FACTURA

QUE ES FACTURA?

Una factura es un documento de índole comercial que indica la compraventa de un bien o servicio. Tiene validez legal y fiscal.

Una factura es un documento de carácter mercantil que indica una compraventa de un bien o servicio y que, entre otras cosas, debe incluir toda la información de la operación.

Podemos decir que es una acreditación de una transferencia de un producto o servicio tras la compra del mismo.

QUIEN ESTA OBLIGADO A HACER FACTURA?

Todo empresario o autónomo están obligados a hacer facturas por la venta de bienes o servicios.

También están obligados en caso de anticipos, salvo cuando se trate de ventas intracomunitarias de bienes exentos.

Concreta mente, todo empresario o autónomo están obligados a emitir factura en los siguientes supuestos:

• Cuando su cliente es otro empresario o autónomo.
• Cuando su cliente (un particular) lo solicita para fines tributarios.
• Para la exportación de bienes que están exentos de IVA (salvo en las tiendas libres de impuestos).
• Para operaciones intracomunitarias.
• Cuando su cliente sea la Administración pública o una persona jurídica que no sea empresario o autónomo (en el primer caso, se debe emitir una factura electrónica).
• Para la venta de bienes de montaje o instalación antes de ponerse a disposición en el territorio donde se aplica el impuesto.
• Para ventas que se realizan a distancia y ventas sujetas a impuestos especiales.

El emisor de la factura siempre debe guardar una copia y entregarle otra a su cliente.

REGULACIÓN DE LOS CONTENIDOS OBLIGATORIOS DE UNA FACTURA?

Los contenidos de una plantilla de factura están prefijados por la normativa de facturación.

Estos contenidos son de obligado cumplimiento para todo aquel que ha de emitir una factura que justifique la compraventa de un bien o servicio.

La omisión de uno de sus contenidos obligatorios puede anular la validez frente a la Agencia Tributaria, que es el organismo supervisor para que se cumpla la normativa.

OBLIGACIÓN DE EMITIR UNA FACTURA?

Emitir facturas tiene carácter obligatorio para dejar constancia y poder comprobar la realización de la operación comercial.

Omitir la emisión de la factura puede significar un delito tributario, perseguido por las autoridades fiscales del país.

INFORMACIÓN NECESARIA DE UNA FACTURA?

Para emitir una factura se necesita incluir algunos datos básicos; obligatorios para la validez de la misma:

• Número de la factura (correlativo a la serie numérica).
• Nombre o razón social del comprador y vendedor, ya sea una empresa o una persona física.
• NIF del comprador y vendedor así como su dirección fiscal.
• Fecha de expedición.
• Fecha de operaciones cuando esta no coincide con la de expedición.
• Descripción del bien o servicio.
• El precio por unidad y el precio antes de impuestos de cada uno de los bienes o servicios.
• Si existe algún descuento o anticipo señarlo.
• Impuestos: el Impuesto sobre el Valor Añadido y el tipo que se aplica así como el IRPF.
• La cuota tributaria.
• El importe total.
• Si la factura está exenta de IVA se debe hacer constar citando la ley de IVA y el artículo por el cual queda exenta (por ejemplo, "Factura exenta de IVA, según art. 20. Uno. 26º").
• En casos de facturación por el destinatario o de inversión del sujeto pasivo se debe mencionar.
• En caso de pertenecer al régimen especial de bienes usados o al régimen especial de agencias de viaje también se debe consignar en la factura.
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TIPOS DE FACTURA

Factura Ordinaria

Es el documento de Factura utilizado con mayor frecuencia. Y por ello, la más fácil de reconocer. 

El documento de la Factura Ordinaria se utiliza como mecanismo de comprobación ante un acuerdo por una operación económica-comercial entre dos partes (Proveedor y Cliente), normalmente por la prestación de un servicio o por la compra-venta de un producto.

La Factura ordinaria debe contener toda la información necesaria y obligatoria para que el documento contenga toda su validez legal y fiscal.

En el siguiente artículo: Los 9 elementos clave de la Factura perfecta, te detallamos todas las características y contenido que debería indicarse en una Factura ordinaria.

Además, es la Factura base en tu negocio. El resto de documentos de Factura que veremos a continuación parten como procesos de modificación, edición o agilización de la Factura ordinaria.

2.-Factura Simplificada

La Factura Simplificada es la nueva nomenclatura a los ya conocidos Tickets.

En 2010, con la entrada en vigor del nuevo reglamento de Facturación, se tomó la decisión de sustituir el nombre de Ticket por el de Factura Simplificada.

La Factura Simplificada es comúnmente utilizada en los pequeños comercios que realizan operaciones comerciales con consumidores finales (No son empresas o Autónomos). Como por ejemplo: Librerías, carnicerías, tiendas de ropa, etc…

En cualquier caso, la Factura Simplificada conlleva la misma validez fiscal que si de la Factura Ordinaria se tratase.

Eso sí, existen varias diferencias con su “Hermana mayor”, la Factura ordinaria:

-En la Factura Simplificada no aparecen los datos del receptor del documento (Su información fiscal).

-La cuota del IVA no hace falta que este desglosada. En la mayoría de ocasiones, nos encontramos con las Facturas Simplificadas, indicando “IVA incluido”.

En el siguiente artículo: Diferencias entre Factura y Ticket, te detallamos todas las diferencias entre estos dos tipos de Facturas.

3.-Factura Pro forma

La Factura Pro forma genera las mismas similitudes que un Presupuesto Comercial. Y por lo tanto, es un documento que no genera connotaciones legales o fiscales. 

Además, tampoco se puede utilizar como justificante de la operación comercial, así como de la petición de cobro.

Por regla general, contiene la misma información que una Factura ordinaria, salvo que debe tener una numeración diferente.

Finalmente, también debe diferenciarse de la Factura ordinaria ya que se debe especificar claramente en el documento que se trata de una “Factura proforma”

En el siguiente artículo: ¿Sabes diferenciar un Presupuesto de una Factura Proforma?conocerás más detalles de la Factura Pro forma.

4.-Factura Rectificativa 

Esta Factura también apareció con la entrada en vigor del nuevo reglamento de Facturación. Hasta ese momento, era conocido como Abono.

La Factura Rectificativa es una factura de venta, pero con signo negativo, ya que suele utilizarse cuando se ha cometido algún error en una Factura ordinaria principal, o bien, cuando un Cliente devuelve una mercancía ya que ciertos productos están defectuosos, por ejemplo. 

Si la factura rectificativa corrige todos los errores de su Factura ordinaria principal, se dará por entendido que la Rectificativa sustituye a la original.

Por el contrario, si tan solo existe una corrección, se deberán conservar las dos facturas ya que las dos serán válidas.

Eso sí, tienes que tener claro que realizar una Factura rectificativa no es lo mismo que anular una Factura.

En el siguiente artículo: ¿Cuándo utilizar una Factura Rectificativa? te detallamos todas las características de la Factura rectificativa.

5.- Factura Recapitulativa 

Tal como su nombre ya nos indica, la Factura recapitulativa es el documento que permite agrupar las operaciones que realices con un mismo cliente y durante un mes natural.

La mayoría de ocasiones se suele utilizar la Factura recapitulativa para agrupar un conjunto de albaranes o de presupuestos.

Como la Factura ordinaria, tiene connotaciones legales y fiscales, por lo que será necesario cumplir con todas las obligaciones en el proceso de realización de la Factura recapitulativa.

Es necesario que contenga una descripción clara y concreta de todas las operaciones que se introducen y se agrupan en la Factura.

Gracias a la utilización de este tipo de documento, se pretende agilizar y mejorar la eficiencia en el proceso de facturación.

En el siguiente artículo: ¿Cómo hacer una Factura recapitulativa? te detallamos todas las características de la Factura recapitulativa

6.-Factura Electrónica 

La Factura electrónica contiene los mismos efectos legales y fiscales que si de una Factura en papel se tratase.

Así pues, debe contener los mismos datos obligatorios a introducir.

No obstante, es importante destacar que existen diferencias entre una Factura digital y una Factura electrónica.

La Factura digital es la Factura que se emite en pdf, por ejemplo, y es enviada por correo electrónico a tus Clientes.

Por el contrario, la Factura electrónica,  y para que así tenga efectos, deberá estar firmada electrónicamente. Es decir, disponiendo de Certificado Digital que permita firmar documentos electrónicos.